Support voor organisatoren

De prijs per ticket is ingesteld op €0.70 + 1% excl. BTW.
Het procentuele onderdeel van de inhouding zal niet toegepast worden op de service kost die je zelf hebt gevaagd aan jouw klanten.

Voorbeeld:

• je verkoopt een bestelling met 2 tickets aan €10 + €1 service kost. In totaal heb je dus €22 verkocht.
• de prijs per ticket is dus: (2 * €0.70) + (€20 * 1%) = €1.6 excl. BTW.
• je ontvangt dus op jouw Mollie rekening €22 - (€1.6 + 21% BTW) = €20,06

Automatische doorstorting
Ticketgelden worden verwerkt via Tickoweb, en vervolgens automatisch doorgestort naar jouw eigen Mollie account. Vanuit Mollie kan je zelf bepalen op welke termijn je een uitbetaling wenst naar jouw (gekoppelde) bankrekening.

Met automatische inhouding
Welk bedrag ontvang je dan? Tickoweb zal de kosten die het aanrekent  (prijs per ticket) automatisch inhouden wanneer de ticketgelden worden doorgestort naar jouw Mollie account. 

Je ontvangt dus: het volledige bedrag dat je verkoopt, dus inclusief eventuele service kosten die je zelf hebt aangerekend, maar min de prijs per ticket kost die ingesteld staat voor jouw organisatie.

Gebruik het "Guest" kanaal om zelf of partners uitnodigingen te laten versturen naar genodigden. Er is geen prijs per ticket voor gratis tickets, je zal enkel betalen het gebruik van het Guest kanaal. Meer info op onze pricing-pagina.

In de Tickoweb admin kan je gebruik maken van de zoekfunctie, of de bestelling opzoeken op basis van klantgegevens. Vervolgens kan je via de detailpagina van de bestelling kiezen voor "bevestigingsmail versturen". Standaard zal het e-mailadres van de klant ingevuld zijn, maar je kan ook een ander e-mailadres invoeren.

Via de Tickoweb admin kan je via "bestellingen" de bestelling die je wenst te annuleren en terug te storten opzoeken. Dat kan op bv naam van de klant of op e-mailadres.

Open de bestelling, vervolgens kies je voor annuleren. Er zijn nu verschillende opties, annuleren en...

• het betaalde geld terugstorten
• niet terug te storten
• om te zetten in een tegoedvoucher

Indien je kiest voor een terugstorting zal het geld automatisch teruggestort worden via de betaalmethode die de klant gebruikt. Bij credit cards zal het geld dus terug op het saldo van de credit card gestort worden. Bij bv Bancontact gaat het geld terug naar de zichtrekening gekoppeld aan de kaart waarmee betaald werd.

Na de annulatie zullen de tickets niet meer geldig zijn, en dus terug vrijkomen qua capaciteit in de verkoop.

Gebruik je tijdsloten: dan kan je in het detail van de bestelling het tijdslot wijzigen, en de bezoeker de aangepaste tickets (met het nieuwe tijdslot) opnieuw versturen.

Werk je niet met tijdsloten: dan kan je de bestelling annuleren en omzetten naar een tegoedcode. De bezoeker krijgt een automatische e-mail en kan de code gebruiken voor een nieuwe bestelling. Op deze manier kan de bezoeker bv ook tickets kopen met een andere prijs.

Verifieer eerst of de mail niet per ongeluk in de spam-map terecht is gekomen.

Zo niet kan je in de Tickoweb admin gebruik maken van de zoekfunctie, of de bestelling opzoeken op basis van klantgegevens. Vervolgens kan je via de detailpagina van de bestelling kiezen om de bevestigingsmail opnieuw te versturen of de tickets te downloaden om ze nadien zelf te versturen naar de klant.

Door een product (ticket of cadeauvoucher) te deactiveren kan je (tijdelijk) voorkomen dat het nog gebruikt kan worden. Een ticket zal dus niet gescand kunnen worden, een cadeauvoucher niet meer ingewisseld worden. Desondanks blijft het item wel meetellen voor de verkoopslimieten en zal het ook bij de statistieken meegeteld worden.

Een annulatie daarentegen is definitief, en zal ervoor zorgen dat het niet langer meetelt in de verkoopslimieten of statistieken. Ook bij een annulatie zal het item niet meer gebruikt (gescand of ingewisseld) kunnen worden.

Ja: het platform moet weten welk ticket wanneer gescand mag worden dmv "scan regels". Ook moet je het toestel (smartphone) registreren, zodat het toegang heeft om de tickets te scannen. Bezoek onze "Eerst Hulp Bij Scanning" pagina's op het help center voor meer info.

Om gegevens van jouw bestellingen of klanten te exporteren open je de "organisatie" sectie.  Of, ben je actief binnen een specifiek evenement, klik dan op bovenaan op de naam van jouw organisatie en kies voor de Export-snelkoppeling. 

Vervolgens kan je in de navigatie via "exports" een nieuwe export starten. Per type kan je informatie vinden welke gegevens de export bevat: bv bestellingen, bestelde producten (tickets of andere type producten), klanten enz.

Een export blijft steeds bewaard, je kan altijd een nieuwe export aanmaken wanneer je een nieuwe versie wenst. 

Scanners huren

Je kan de Tickoscan app gratis gebruiken op jouw eigen Android smartphone of Apple iPhone/iPad. 
Maar heb je een groot (> 500) aantal bezoekers, dan is het wellicht nuttig om professionele scanners te huren van Tickoweb.

1. Reserveer tijdig: minstens 4 dagen voor jouw event, maar liefst zo snel mogelijk. Opgelet: we hebben een grote stock van scanners maar de beschikbaarheid hangt natuurlijk af van het aantal bestaande reservaties. We kunnen daarom geen garantie geven of het gevraagde aantal op de gewenste datum beschikbaar is. Daarom: reserveer tijdig!
2. Maak een reservatie via https://rent.tickoweb.be: kies het aantal scanners en het aantal dagen dat je de scanners effectief nodig hebt. 
3. Het aantal scanners is afhankelijk van het aantal ingangen en het aantal bezoekers dat je wenst. Ook de handling is van belang: krijgen bezoekers een polsbandje, moet er nog een actie plaatsvinden na het scannen ... Ben je niet zeker hoeveel scanners je nodig hebt? Mail support@tickoweb.be met de nodige info (aantal bezoekers/ingang/handling, ...)
4. Wij versturen tijdig de scanners (verzendkosten zijn van toepassing) per koerier. Je moet énkel de huur betalen voor de dagen waarop scanners gebruikt worden. We vragen om de toestellen ook direct na het evenement te retourneren (zie: retourneren).

Retourneren

Is de scanning afgelopen, zorg er dan voor:

• dat je de afgemeld bent in de Tickoscan app, doe dit via het settings-menu op de app.
• pak de scanners degelijk in zodat ze veilig verzonden kunnen worden. Eventuele schade zal aangerekend worden!
• schakel alle scanners uit.

Boek vervolgens zelf een koerier, en stuur de scanners terug naar:
Tickoweb
Minderhoutsestraat 1, 2320 Hoogstraten

Of gebruik het ontvangen retourlabel en boek een pick-up.

ADMIN

Beginnen doen we door in de 'Admin' pagina een codelijst aan te maken:

• Navigeer naar jouw 'Admin' pagina (https://admin.tickoweb.be/organization)
• Selecteer in het linker navigatiemenu 'CODE LIJSTEN' gevolgd door 'Voucher codes'
• Druk op '+ Lijst maken'
• Geef de lijst een passende naam en selecteer het/de evenement(en) waarop de codelijst toegepast gaat worden.

De detailpagina wordt nu geopend.

• Selecteer de tab 'CODES'
• Druk op '+ Codes aanmaken'
• Selecteer in het pop-up scherm de 'Mode'
  - Willekeurig: Het systeem genereert willekeurig codes op basis van het totaal en het ingevulde voorvoegsel
  - Aangepast: Hier kan de gebruiker manueel codes ingeven

Het resultaat wordt als volgt weergegeven:

EVENEMENT

Open vervolgens de pagina van het gewenste evenement (die kan eenvoudig via het selectiemenu link van je organisatie naam).
Maak in het menu 'Kanalen' uw keuze en selecteer nadien in de tab 'GEAVANCEERD ...' het menu 'PROMOTIES & TOESLAGEN'.

• Druk op '+ PROMOTIE OF TOESLAG TOEVOEGEN'
• In het daaropvolgend pop-up menu geef je de korting een passende naam (bv.: "100% korting").

Open vervolgens de nieuw aangemaakte korting door deze te selecteren uit de lijst van "Promoties & toeslagen".

Tab 'Details'

• Regels matchen: Bepaal of er aan één bepaalde of aan alle voorwaarde(n) dient voldaan te worden alvorens deze korting van toepassing kan zijn. Gezien er maar één voorwaarde is maakt het in dit scenario niet uit: kies dus voor "Alle".
• Start/Einde: Indien deze korting maar voor een bepaalde tijd geldig is kan je hier de start- en einddatum invullen.
• Actief: Zet deze knop zeker op actief.

Vergeet niet op "BEWAAR" te klikken om de wijzigingen op te slaan!

Tab 'Voorwaarden'

In dit scherm gaan we de eerder gemaakte codelijst koppelen aan de promotie.

• Druk op '+ Voorwaarde toevoegen'.
• Selecteer voorwaarde 'bevat voucher code' en kies de eerder gemaakte codelijst.

Vergeet niet op "BEWAAR" te klikken om de wijzigingen op te slaan!

Tab 'Acties'

In dit scherm gaan we bepalen welke actie er uitgevoerd wordt na het invoeren van de code.

• Druk op '+ Nieuwe actie toevoegen'
• Type: Selecteer 'Percentage'.
• Toevoegen: Selecteer 'Korting'.
• Korting: Vul hier '100' in. 
• Toepassen op: Dit is standaard 'Bundel' en kan niet gewijzigd worden.
• Toepassen: Hier kan je de frequentie bepalen van hoe vaak deze actie geldig is. Zet dit op 'Voor elk'
• Bundel logica: Dit is standaard 'Of' en kan niet gewijzigd worden.
• Bundel product types: Hier moet je de producten selecteren waarop de korting mag toegepast worden (soms wil je niet op alle producten korting geven).

Vergeet niet op "BEWAAR" te klikken om de wijzigingen op te slaan!


TICKETPAGINA
Van zodra de klant op de 'Samenvatting' pagina terecht komt krijgt hij/zij de mogelijkheid om een kortingscode in te geven.

• Druk op 'EEN KORTINGSCODE?'
• Vul de code in
• Druk op 'TOEPASSEN'.

In het daaropvolgende overzicht zie je dat de prijs van het ticket voor 100% in mindering werd gebracht.

Zeker: in de lijst van evenementen kan je jouw evenement heel eenvoudig dupliceren naar een nieuw evenement. Alle instellingen worden overgenomen, uitgezonderd de bestellingen.

Voor de layout van de shop & e-mail werken we met "skins": je kan daar eenvoudig een (herbruikbare) layout maken obv visuals en kleuren. De inhoud van de mail kan je nog aanpassen via "e-mail templates". Idem voor het ticket: daar werken we met "ticket templates".

Je kan jouw ticketverkoop sluiten in de details van het kanaal. Daar stel je de begin en einddatum van het kanaal in: het kanaal zal dus pas openen op de begindatum, en sluiten op de einddatum.

Om jouw ticketshop volledig te thematiseren adviseren we je rekening te houden met onderstaande formaten: 

Ticketpagina: 

• Header en/of footer: 1920px * hoogte vrij te bepalen (suggestie 350px)
• Full screen achtergrond visual 2:1 ratio: bv. 2000 x 1000px (schaalt automatisch met de venstergrootte)

E-mail: 

• 1200px * hoogte vrij te bepalen (suggestie 500px)

Startpagina: 

• vierkant formaat van 1500px * 1500px (deze pagina kan gedeactiveerd worden).

Visual voor ticket: 

• 1360 x 525px. De InDesign file van de voucher kan je downloaden via volgende link: https://event.tickoweb.be/templates/voucher.zip
  Deze dien je in zijn geheel als PDF te uploaden in Tickoweb. Let op, deze PDF mag niet groter zijn dan 1MB. TIP: Gebruik bij het exporteren naar PDF in InDesign de voorinstelling "Drukwerkkwaliteit".

Een PDF voor een online ticket shop moet steeds aan volgende voorwaarden voldoen:

1. A4 formaat
2. Max 1. MB
3. Geen afloop/snijmarkingen

Verder kan je zelf de opmaak kiezen, Tickoweb print de gewenste personalisatie zoals QR code, naam, prijs of andere.
Gebruik je een ander media-type bij bv kassaverkoop (kiosk), dan is het formaat uiteraard aangepast aan het gekozen type en dus niet noodzakelijk A4.

Om de performantie van het ticketplatform te garanderen bij grote volumes van verkoop beperken we de maximale bestandsgrootte van een voucher tot 1Mb. 

Indien jouw PDF bestand dat je wil uploaden bij een template toch groter is, kan je wellicht eenvoudig de bestandsgrootte verkleinen via de nodige tools zoals Adobe Acrobat of andere.

Kanalen zullen automatisch de status "offline" krijgen 90 dagen na afloop van het evenement. Dit om te voorkomen dat deze eindeloos online beschikbaar blijven.

De einddatum van jouw evenement stel je in via "instellingen" > "evenement details". Je kan uiteraard steeds jouw kanaal terug online plaatsen, vergeet dan ook niet de einddatum aan te passen om te voorkomen dat het opnieuw offline zal worden gezet.

Om jouw Mollie account te activeren is het belangrijk om:

• Algemene voorwaarden te publiceren op de website die je ingaf bij het aanmaken van de Mollie account. Zorg er ook voor dat de website contactgegevens en het ondernemingsnummer vermeld. Gaf je de Tickoweb-ticketshop op als website? Controleer dan eerst of je het veld "algemene voorwaarden" geactiveerd hebt in het kanaal, dat deze ingevuld zijn alsook het  ondernemingsnummer toegevoegd werd.
• Bezorg Mollie het UBO document dat afgetekend werd door een externe partij (Jurist of boekhouder).
• Bezorg Mollie de identiteitskaarten van alle personen met 25% van de aandelen of meer. Bij een VZW is het voldoende om enkel deze te bezorgen van de penningmeester, voorzitter en secretaris. 

Mollie zal je sowieso na het aanmaken van de account ook contacteren en wijzen op eventuele problemen. Je kan de status van jouw account steeds bekijken in Tickoweb, via "Mijn organisatie" > "Betalingsproviders"

Je kan ons altijd bereiken via het contactformulier op onze website. Indien je kiest voor Tickoweb als ticketplatform maken we afspraken over telefonische ondersteuning.

Tickoweb werkt samen met "payment providers" zoals bv Mollie, Ingenico en Europabank. De betaalmogelijkheden zijn dan ook afhankelijk van de gekozen provider.

Mollie is de preferred partner van Tickoweb, een overzicht van alle betalingsmogelijkheden kan je hier vinden. 

De meestgebruikte betalingsmethodes in combinatie met Mollie als provider zijn:

• Bancontact & Payconiq
• iDEAL
• Credit card (VISA/Mastercard/American Express)
• Apple Pay
• Overschrijving (met automatische verwerking)
• Sofort
• Paypal
• Bankbetaalknoppen: Belfius, KBC, ING  (in principe overbodig indien Bancontact/Payconiq geactiveerd is)

De partner-tarieven voor Tickoweb klanten liggen gevoelig lager dan de standaard tarieven van Mollie. Simuleer de totale kost van jouw ticketverkoop op www.tickoweb.be

Ondanks dat we stimuleren om gebruik te maken van online betalingsmethodes, ondersteunen we ook betaling per overschrijving (via betalingsprovider Mollie).
Instellingen

• Je kiest in de betalingsmethode zelf wat de vervaldatum is (in aantal dagen) waarvoor de betaling ontvangen moet worden.  
• De betalingsmethode blijft beschikbaar voor de bezoeker zolang de vervaldatum voor de einddatum van het evenement of het gekozen ticket valt. Vb: als het vandaag 20 januari is, de vervaldatum is ingesteld op 14 dagen en iemand koopt een ticket met einddatum 1 februari... dan zal overschrijving niet beschikbaar zijn (want 20 januari + 14d is later dan 1 Februari). Indien de datum van het ticket niet beschikbaar is zal de einddatum van het evenement genomen worden als criteria. Bij tijdsloten zal de einddatum van het tijdslot genomen worden als criteria.
• Aan de vervaldatum zullen automatisch 2dagen worden toegevoegd als zekerheidsmarge (omdat betalingen owv weekends/feestdagen soms later verwerkt worden door de bank).
• Ook het land van het IBAN nummer waarop betaald moet worden kan je kiezen: dit is het standaard-land. Tickoweb zal automatisch het land van de bezoeker kiezen indien beschikbaar. Zo zal iemand uit Nederland op een NL IBAN kunnen betalen, en iemand uit België op een BE nummer.

Opgelet: 

• bij het gebruik van overschrijving zullen de bestelde tickets gereserveerd worden voor de gehele tijdsperiode totdat de bestelling betaald/geannuleerd zal worden. Hou het aantal dagen waarbinnen de klant kan betalen dus eerder kort dan lang.
• onderstaande procedure verloopt volledig automatisch, Tickoweb kan niet ingrijpen in de afhandeling (of annulatie bestelling of terugstorting). Bij een geannuleerde bestelling moet de klant een nieuwe bestelling plaatsen.

Werkwijze

1. De klant krijgt na het afronden van de bestelling een uitnodiging tot betaling per e-mail
2. In deze e-mail staan duidelijke betalingsinstructies, en vragen we de klant om het exacte bedrag te betalen op een IBAN rekeningnummer en dit voor een bepaalde vervaldag (deze kan ingesteld worden in het kanaal, in de lijst van betalingsmethodes). Eveneens is het verplicht de gestructureerde mededeling te gebruiken.
3. Indien de betaling niet ontvangen is binnen één week zal er automatisch een herinneringsmail verzonden worden
4. Bij een te late betaling, betaling met een foutief bedrag of gebruik van een foutieve mededeling gebruikt zal de bestelling geannuleerd worden. Het betaalde bedrag zal teruggestort worden naar het rekeningnummer van waarop het betaald werd.
5. Bij niet-betaling zal eveneens de bestelling geannuleerd worden.
6. Bij correcte betaling zal de bestelling verwerkt en bevestigd worden. Men ontvangt automatisch de tickets per e-mail.

In elk ticket shop kanaal kan je apart de instellingen beheren: via geavanceerd kom je tot de tab "metrics & snippets". Vervolgens kan je heel eenvoudig integreren: het enige wat je nodig hebt is de "id" van de gewenste metric. 

Belangrijk: copy-paste niét het javacript-snippet indien de metric ondersteund is, Tickoweb zal namelijk de metric voor jou samenstellen met de juiste data (layer).

Voer de GTM of de GA code in en Tickoweb stelt automatisch het snippet samen, je hoeft dus verder niets te doen.Tickoweb implementeert Enhanced ecommerce, waarbij informatie over de aangekochte producten doorstroomt naar Google Tag Manager of Google Analytics.
De volgende events worden automatisch gemeten (naast de standaard events):

• begin_checkout :  klant-info page
• add_payment_info : samenvatting-pagina
• purchase : op de bevestigingspagina

Voor een kanaal met tijdsloten zijn er bijkomende custom events:

• custom_schedule: de pagina waar we de kalender tonen
• custom_schedule_slot: de pagina waar we de tijdsloten van de kalender tonen. 

In het geval van lijstweergave van tijdsloten worden beide events aangeroepen op één pagina aangeroepen aangezien zowel de kalender als de tijdsloten zichtbaar zijn op dezelfde pagina.  Voor beide custom events zal een parameter "affiliation" gebruikt worden, met daarin de naam van het kanaal. (idem als in het purchase event).
Kan ik Google Analytics & Google Tag Manager combineren?
Ja dat kan, je vult dan de GTM én de GA code in. Let wel: de Google Analytics e-commerce data zal niet actief zijn in dit geval, anders zou immers deze e-commerce data verdubbeld worden gezien deze reeds actief is in Google Tag Manager. 
Een betere manier en meer logische manier is om énkel met Google Tag Manager te werken en hierin Google Analytics op te nemen. Opgelet: vergeet in dit geval niet om de nodige triggers toe te voegen. Lees meer op Google  

Wat met cookies?

De standaard cookie consent manager zal de ingebouwde metrics beheren. Geeft de bezoeker bv geen toestemming tot tracking-cookies, dan zal de toegepaste Google Analytics code ook niet uitgevoerd worden. Daarom adviseren we ook altijd om de ingebouwde metrics te gebruiken, en géén aangepaste javascript metrics. 
Wil je alsnog extra metrics toevoegen die Tickoweb niet standaard beschikbaar heeft? Volg dan de instructies van onze cookie manager: ga naar step 3 op https://tarteaucitron.io/en/install en kies de service van dewelke je cookies wil installeren. Plak de code in de javascript snippet in Tickoweb.
Doe je dit niet, dan vallen deze javascript snippets buiten het beheer van de cookie manager.
Wil je jouw eigen cookie manager gebruiken (via Google Tag Manager), dat kan ook. Je bent dan opnieuw zelf verantwoordelijk voor alle tracking, die verloopt via jouw eigen Goole Tag Manager account.

In de ticket shop kan je via "geavanceerd > expert instellingen" ervoor kiezen om de prijsweergave aan te passen. 
De prijs zal dan in de eerste  stap weergeven worden als:

• inclusief service cost, zo zal bv €50 + €1 service cost weergegeven worden als "€51 (incl. €1 service cost)" in de lijst van ticket-types
• inclusief service cost en de service cost verbergen zo zal bv €50 + €1 service cost weergegeven worden als "€51"
• de service cost en prijs apart vermelden, zo zal bv €50 + €1 service cost weergegeven worden als "€50 (excl. €1 service cost)" in de lijst van ticket-types
• de prijs verbergen, zinvol voor gratis tickets

Opgelet: het is verplicht om de bezoeker te informeren over de totaalprijs, daarom zal het totaal ook steeds alle kosten vermelden. 

Ja, het ticket-platform past zich automatisch aan naar de schermgrootte (pc, laptop, tablet en smartphone) van de bezoeker.

Betaling kan eveneens verlopen op mobiele toestellen via bv Bancontact/Payconiq, ApplePay of de Bank-knoppen.

Van zodra een bezoeker tickets heeft geselecteerd en op "volgende"-knop klikt, zullen de producten bewaard worden in een winkelmandje gedurende 15 minuten. Het bestelproces moet dus binnen deze termijn afgerond worden. 

Pas wanneer de bezoeker zijn winkelmandje in de laatste stap bevestigd, zal er een bestelling aangemaakt worden en heeft de bezoeker tot max 1u (bij online betaling, en afhankelijk van de gekozen betaalmethode) om zijn betaling uit te voeren.